La trasformazione della Project Economy nell’era dell’hybrid work

La Project Economy, in cui il lavoro è organizzato principalmente attraverso progetti, ha evoluto le tradizionali strutture aziendali basate sui dipartimenti e sulle funzioni. Questo modello si concentra su obiettivi specifici da raggiungere in tempi definiti, utilizzando metodologie e strumenti avanzati di Project Management.

Negli ultimi due decenni, il Manifesto Agile ha promosso il principio della co-location, sottolineando l’importanza della collaborazione faccia a faccia per il successo dei progetti. Tuttavia, la recente accelerazione verso il lavoro ibrido, che combina il lavoro in ufficio con il lavoro da remoto, ha portato a una necessaria evoluzione di questi principi. Questo rappresenta sia una sfida che un’opportunità significativa per la Project Economy: da un lato, offre maggiore flessibilità e un miglior equilibrio tra vita lavorativa e personale; dall’altro, introduce nuove complessità nella gestione dei team e dei progetti.

Adattamento delle Metodologie di Project Management

La gestione dei progetti nel contesto del lavoro ibrido richiede un adattamento delle metodologie tradizionali per affrontare le nuove sfide e sfruttare le opportunità offerte dalla flessibilità e dalla tecnologia. Vediamo i punti chiave analizzando le principali fasi di gestione di un progetto:

Pianificazione e Coordinamento

• Definizione degli obiettivi: Stabilire obiettivi chiari e specifici per ogni progetto, comunicandoli efficacemente a tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione fisica.
• Pianificazione dettagliata: Includere milestone e scadenze ben definite, utilizzando strumenti di project management che permettano una visibilità completa sul progresso del progetto e una facile assegnazione dei compiti.
• Agilità: Adottare metodologie agili come Scrum o Kanban per adattarsi rapidamente ai cambiamenti e alle esigenze del progetto. Le riunioni stand-up virtuali (anche quotidiane) possono aiutare a mantenere il team allineato.

Comunicazione e Collaborazione

• Comunicazione trasparente: Mantenere una comunicazione aperta e trasparente.
• Collaborazione online: Utilizzare piattaforme che facilitano la condivisione di documenti e il lavoro su file in tempo reale, riducendo i tempi di attesa e migliorando la sinergia del team.

Monitoraggio e Valutazione

• Monitoraggio continuo: Utilizzare dashboard e report per monitorare lo stato di avanzamento del progetto in tempo reale.
• Valutazione delle performance: Stabilire indicatori chiave di performance (KPI) per valutare l’efficacia del team e l’avanzamento del progetto. Le regolari retrospettive aiutano a identificare aree di miglioramento.

Gestione delle Risorse e del Tempo

• Allocazione delle risorse: Gestire le risorse in modo efficiente, assicurandosi che ogni membro del team abbia accesso agli strumenti e alle informazioni necessarie.
• Gestione del tempo: Implementare tecniche di time management come la tecnica Pomodoro e strumenti di tracciamento del tempo come Toggl per migliorare la produttività e assicurare il rispetto delle scadenze.

Strategia per la Gestione Efficace dei Team Ibridi

Neal Whitten (2010) suggerisce diverse strategie per guidare efficacemente un team virtuale:

• Definire aspettative di comunicazione: Stabilire dei tempi di risposta ragionevoli per le e-mail e definire processi chiari per i briefing e i report di stato.
• Utilizzare la tecnologia: Sfruttare videoconferenze, applicazioni di messaggistica istantanea e software di collaborazione per facilitare le domande, l’accesso alle informazioni e gli aggiornamenti di stato.
• Monitorare la produttività: Pianificare deliverable frequenti e controlli regolari per garantire che il lavoro proceda come previsto.
• Creare spirito di squadra: Organizzare incontri faccia a faccia quando possibile e celebrare i successi del team per mantenere l’engagement.

Esempio di Successo: Atlassian

Atlassian, nota per prodotti come Jira e Confluence, ha implementato con successo un modello di lavoro ibrido che ha trasformato la gestione dei progetti. Grazie a strumenti come Jira per la gestione dei progetti e Confluence per la collaborazione, i team sono riusciti a mantenere alta la trasparenza e la comunicazione, indipendentemente dalla posizione fisica dei membri.

Benefici Raggiunti:

• Efficienza nella Collaborazione:Miglioramento della trasparenza e della comunicazione.
• Adattabilità:Utilizzo di metodologie agili supportate da strumenti digitali.
• Produttività e Motivazione:Maggiore produttività e benessere dei dipendenti.
• Accesso a Talenti Globali:Ampliamento del pool di talenti grazie alla flessibilità del lavoro da remoto.

Statistiche Recenti sulla Gestione dei Progetti in Modalità Hybrid Working

La gestione dei progetti in modalità hybrid working ha mostrato significativi miglioramenti in termini di produttività e successo dei progetti. Secondo il Project Management Institute (PMI), il 65% delle aziende utilizza software di gestione dei progetti, indicando una crescente adozione di strumenti che facilitano la pianificazione e la collaborazione da remoto (Project Management Report). Inoltre, il PMI evidenzia che una delle principali tendenze per il 2023 è il lavoro ibrido/remoto, che combina personale in loco e remoto, promuovendo una maggiore collaborazione virtuale, strumenti mobili e flussi di lavoro asincroni (monday.com).

Le organizzazioni con processi di gestione del valore maturi hanno il 77% di probabilità in più di raggiungere gli obiettivi del progetto, il 67% di probabilità in più di rispettare il budget e il 63% di probabilità in più di consegnare nei tempi previsti rispetto a quelle senza tali processi. Questi dati evidenziano come l’adozione di strumenti di gestione dei progetti e la maturità dei processi possano migliorare l’efficienza e il successo nella gestione dei progetti in contesti di lavoro ibrido (monday.com).

Il Ruolo di Planetica

Planetica gioca un ruolo cruciale nel supportare le aziende in tale transizione grazie al framework Hybrid Work Evaluation, che consente alle aziende di ottimizzare le iniziative di hybrid working attraverso un processo strutturato in quattro fasi chiave:

1. Instant Check: Fornisce una fotografia istantanea delle iniziative di smart working implementate e della salute strutturale dell’azienda, aiutando a identificare i punti di intervento prioritari.
2. Focus: Offre un ritorno quantitativo concreto delle iniziative adottate secondo sette dimensioni dello smart working, aiutando a definire gli step di intervento per raggiungere gli obiettivi.
3. Quick Action: Consente di intervenire in modo tempestivo e mirato sui punti critici ad alta emergenza, salvaguardando la business continuity e la soddisfazione dei dipendenti.
4. Planning: Aiuta a valutare le possibilità di diversificare ed evolvere le iniziative di smart working, ampliando la portata degli interventi nel medio termine su diversi stream di lavoro come cultura, infrastrutture e formazione.

Grazie alla nostra Academy, offriamo programmi di formazione mirati costruiti intorno alle reali esigenze dei nostri clienti. In particolare, con i nostri corsi di Project Management basati su metodologie PMI e Scrum, aiutiamo i clienti a rendere efficiente la gestione dei progetti, conciliandola al meglio con le logiche dell’Hybrid Working.

Conclusioni e Prospettive Future

L’evoluzione della Project Economy nel contesto del lavoro ibrido rappresenta una trasformazione significativa nel mondo del lavoro. Le aziende che riescono a integrare efficacemente questi due elementi possono beneficiare di una maggiore flessibilità, efficienza e capacità di innovazione. Guardando al futuro, è probabile che la Project Economy e il lavoro ibrido continuino a evolversi, modellando ulteriormente il panorama del lavoro.